Menu

ERP: راهکاری برای رشد و بالندگی سازمانی

  • 26 آذر 1396
  • Article Rating
ERP: راهکاری برای رشد و بالندگی سازمانی
یکپارچگی و بهینه‌سازی فرایندهای سازمانی، یکی از مهم‌ترین عوامل صرفه‌جویی در منابع و افزایش کارایی و اثربخشی سازمان به شمار می‌رود. در این میان، تجهیز هر سازمان تولیدی و خدماتی به راهکارهای نرم‌افزاری یکپارچه، از ضرورت ویژه‌ای برخوردار است؛ در این نوشتار، نخست به تعریف «برنامه‌ریزی منابع سازمانی» و اهمیت اجرای دقیق آن در لایه‌های گوناگون ساختار سازمانی می‌پردازیم و در ادامه، راهکار انحصاری آریاهمراه را در این زمینه معرفی کرده و در نهایت، به مراحل گوناگون طراحی و اجرای ERP  توسط کارشناسان شرکت آریاهمراه اشاره خواهیم کرد.     
 
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) که به اختصار ERP نامیده می‌شود، طیفی گسترده از فعالیت‌های گوناگون را دربرمی‌گیرد. هدف این مجموعه فعالیت‌ها عبارت است از گردآوری تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان در سیستمی واحد به منظور بهبود عملکرد سازمان.
به دیگر سخن، ERP، سامانه‌ای‌ یکپارچه است که اهداف، اجزا و محدوده‌ا‌ی مشخص و معین دارد. در ERP قرار است تمام داده‌ها و فرایندهای سازمانی در یک سیستم واحد جمع شود؛ برای تحقق این هدف،ERP  از اجزای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری متعددی برای دستیابی به این مجموعه‌ی عظیم اطلاعات بهره می‌گیرد. سیستم‌های ERP بر اساس نوع، همه‌ی فعالیت‌های یک سازمان را تحت پوشش قرار می‌دهند. تعاریف گوناگونی از ERP ارائه شده است؛ ولی شاید یکی از بهترین آنها این باشد: بسته‌ی نرم‌افزاری ERP، مجموعه‌ای است از ماژول‌های آماده که تمام فرایندهای کسب‌وکاری سازمان را پوشش می‌دهد. این «فرایندهای کسب‌وکاری» طیفی بسیار گسترده را از مدیریت تولید گرفته تا تأمین قطعات، ارسال مواد خام به واحدهای تولیدی، کنترل موجودی بازار، پیگیری سفارش‌ها و... دربرمی‌گیرد. به بیانی دیگر، ERP راهکاری سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستمِ به‌هم‌پیوسته با سرعت، دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح گوناگون سازمان قرار می‌دهد تا فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را به طور مناسب مدیریت نمایند. شاید بتوان گفت مهم‌ترین مزیت ERP، بهبود هماهنگی میان واحدهای  گوناگون سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرایندهاست؛ ضمن اینکه بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه‌کننده‌ی نرم‌افزار از سازمان‌های گوناگون به دست آورده‌اند، به بهبود تدریجی فرایندهای سازمان می‌انجامدو یکپارچگی سازمانی را از دیدگاه اطلاعاتی افزایش می‌دهد.  
بحث ERP از بحث‌های داغ بازار نرم‌افزاری ایران است و شرکت‌های بسیاری ادعای عرضه‌ی آن را دارند؛ اما در واقع، ارائه‌ی راهکارهای جامع و یکپارچه‌ی سازمانی دارای پیچیدگی‌های بسیاری در بنیان خود است و به بررسی، کار و صرف زمان و هزینه‌ی بسیاری نیاز دارد.
واحد ERP در مجموعه‌ی آریاهمراه از سال 1389، برای نخستین‌بار در ایران، اقدام به پیاده‌سازی راهکار مدیریت منابع انسانی مایکروسافت کرد و پس از حدود چهار سال تلاش برای بومی‌سازی قوانین مالیاتی و فرهنگ مالی حاکم، آن را وارد بازار کرد. اینکه چرا نرم‌افزار راهکار مدیریت منابع انسانی مایکروسافت انتخاب شده است، دلایل ویژه‌ای دارد؛ از جمله شباهتی که آریاهمراه میان وضعیت خود نسبت به ERP و وضعیت مایکروسافت در مراحل اولیه نسبت به این محصول حس کرده‌ است. مایکروسافت کار خود را با محصولات دیگری آغاز کرد و ناگهان تصمیم گرفت زمینه‌ی فعالیتش را تغییر دهد و به این حوزه وارد شود. آریاهمراه نیز در ابتدا به عنوان شرکتی فعال در زمینه‌ی زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات و خدمات وابسته به آن شناخته می‌شد؛ اما به‌تدریج تصمیم گرفت راهکارهای نرم‌افزاری یکپارچه‌ی سازمانی را نیز به سبد محصولات و خدمات گسترده‌ی خود بیفزاید. بهره‌گیری از ERP در سازمان، تنها به منظور برخورداری از یک بستر نرم‌افزاری قدرتمند نیست؛ در حقیقت، آریاهمراه همواره پشتیبان این دیدگاه است که ERP تنها یک نرم‌افزار نیست؛ بلکه باید به عنوان یک «راهکار» به این حوزه نگریست.
کارشناسان فروشِ راهکارهای نرم‌افزاری کسب‌وکار در آریاهمراه می‌گویند: «وقتی از ERP حرف می‌زنیم، یک راهکار جامع مدنظر است که قرار است ما را یاری کند تا در همه‌ی بخش‌های سازمانی و فرایندی پیشرفت کنیم و دیدی جامع و متفاوت پیدا کنیم. اگر چنین اندیشه‌ای در میان مدیران سازمانی و کسب‌و‌کار توسعه پیدا کند و راهکار ERP به شکلی شایسته و کارشناسانه پیاده‌سازی شود، ضمن کاهش چشمگیر در هزینه‌های سازمان و صرفه‌جویی در منابع، بهره‌وری به میزان قابل‌توجهی افزایش می‌یابد. باید بپذیریم این نگرش که باید همه‌چیز را صددرصد بومی‌ و ایرانی کنیم، آن‌قدرها هم درست به نظر نمی‌رسد. بخشی از تلاش ما در آریاهمراه این است که استانداردهای جهانی و روش‌های بهینه‌شده‌ای را که بزرگ‌ترین کسب‌وکارهای جهان از آن بهره‌می‌برند، برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهای ایرانی بومی و سفارشی‌سازی کنیم؛ بخشی از کار این است که برخی ویژگی‌ها را تغییر دهیم؛ مانند بهره‌گیری از تقویم و زبان فارسی که در این نرم‌افزار امکان‌پذیر شده است. ویژگی‌هایی هم هستند که ویژه‌ی کشور ماست و در سایر کشورها موجود نیستند و باید آنها را طراحی کنیم. در این بخش‌ها اصلاً کار دشوار و ناممکنی نداشته‌ایم؛ اما در بخش‌های کلی و فرایندی، همچنان تلاش‌مان این است که به روش‌های بهینه‌ی دنیا نزدیک شویم.»
در میان بخش‌ها و فرایندهای سازمانی، آنچه اهمیت زیادی در مبحثERP  دارد، بخش‌های مالی و حسابداری هستند. این بخش‌ها ویژگی‌هایی دارند که منحصر به محیط کاری و قوانین کشور ماست و نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه هم محصولاتی نیستند که یک‌بار فروخته شوند و مانند بسیاری از محصولات دیگر، تا مدتی بدون هیچ کار دیگری، تنها با ارائه‌ی خدمات پشتیبانی مورد بهره‌برداری قرار بگیرند. پس از فروش محصول ERP باید برای دستِ‌کم سه ماه، فرایندها و نیازمندی‌های سازمان با دقت و موشکافی مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد. برای ارائه‌ی این راهکار، کارشناسان ERP در آریاهمراه می‌کوشند به کمک کارشناسان سازمان مشتری، فرایند استقرار و پیاده‌سازی این سیستم را به‌درستی انجام دهند. اما همه‌ی این فرایندهای پیاد‌ه‌سازی، چه پیش از قرارداد و چه پس از آن، بر اساس متدولوژیِ اعلام‌شده از سوی شرکت مایکروسافت صورت می‌گیرد. در حقیقت، اغلب شرکت‌های بزرگ جهانی که در نقاط مختلف دنیا، راهکارهای جامع ERP ارائه می‌کنند، برای پیاده‌سازی محصولات خود، روشی استاندارد و بهینه‌شده در نظر می‌گیرند تا روند پیاده‌سازی، به دقت و صحت کافی صورت پذیرد و بروز اشکال در مرحله نهایی، به ناکارآمدی کل پروژه نینجامد.
نخستین کار در مسیر انجام پروژه‌ در آریاهمراه، حتی پیش از بستن قرارداد، فاز شناخت است که باید با دقت کافی صورت گیرد. کارشناسان ERP شرکت در این گام نخست، به سراغ سازمان یا شرکت مشتری می‌روند و می‌کوشند سازوکارهای آن را بشناسند و فرایندهایش را بررسی کنند و سپس، انبوهی از مستندات را که در تمام فازها نیاز به رسیدگی دارند، تحلیل می‌کنند. در این مرحله، فرایندها و نیازهای مجموعه، با ویژگی‌های محصول‌ERP مایکروسافت انطباق داده می‌شوند. سپس، تحلیل‌ها این اطلاعات را برای کارشناسان روشن می‌کنند که محصول تا چه حد با نیازها منطبق است و برای بخشی از آنها که به دلایل گوناگون، سازگار نیستند، راهکار سفارشی ارائه می‌شود. همه‌ی این کارها پیش از عقد قرارداد صورت می‌گیرد و باعث می‌شود مجموعه‌ی مشتری، هم تیم آریاهمراه را بهتر بشناسد و با نحوه‌ی کار و بررسی آن آشنا ‌شود و هم با دریافت تحلیل‌های جدید از مجموعه و فرایندهای حیاتی خود، بتواند تصمیم‌گیری بهتری انجام دهد. به هر حال، وقتی مجموعه‌ای بداند محصول ERP تا چه حد با نیازهای آن هماهنگ است و انجام پروژه چه مزایایی دارد، نحوه‌ی کاربری او هم از سیستم بهینه خواهد بود. در مرحله‌ی بعدی، یعنی فاز پیاده‌سازی، کار تحلیل با جزئیات بیشتری انجام می‌گیرد و سپس نوبت به فاز طراحی می‌رسد که شامل طراحی نیازمندی‌های مشتری در سیستم است. در نهایت، مرحله‌ی عملیاتی خدمات پس از فروش صورت می‌گیرد. در این مرحله نیاز است مشتری و کاربران سیستم، آموزش‌هایی در جهت پیاده‌سازی محصول دریافت کنند و آریاهمراه در این مرحله نیز در کنار مشتری است؛ چرا که هدف شرکت، از آغاز این است که مجموعه‌ی مشتری بتواند پس از اجرا نیازهای خود را توسط سیستم برآورده کند و کمترین وابستگی را به شرکت داشته ‌باشد. این دوره‌های آموزشیِ مرحله‌ای یا کارگاهی با این هدف انجام می‌گیرد که رضایت مشتری حاصل شود و سطح دانش او بالا برود و در مراحل بعدی، اگر نیازهای جدید یا مسائل ناگهانی برایش پیش آید، به آریاهمراه مراجعه کند تا مشکل به‌سادگی و در اسرع وقت برطرف شود.
 
 
 
 
 
 
 
 
منابع:
1. Laudon, Kenneth C. & Laudon, Jane P., Management Information Systems: Managing the Digital Firm, 9th Edition, Pearson, 2006
4.  آگاهی، ملیحه، دگردیسی یک همراه، ماهنامه‌ی پیوست، شماره‌ی 32، بهمن 1394
 
 
 
تعداد امتيازات :

ارسال نظر جديد

نام

ایمیل

تصویر امنیتی
کد امنیتی را وارد نمایید:

نظرات ارسال شده

هم اکنون هيچ نظري ارسال نشده است. شما مي توانيد اولين نظردهنده باشد.